Veilig mailen als advocaat

Is dat überhaupt wel mogelijk?

Vertrouwelijkheid is binnen de advocatuur belangrijk, zo belangrijk dat hieruit één van de gedragsregels voor de advocatuur uit voort is gekomen: De geheimhoudingsplicht.

In de analoge wereld is dit vrij overzichtelijk en goed na te leven maar dit digitale tijdperk is het allemaal net iets minder voor de hand liggend.

Er zijn geen duidelijke regels en daarnaast gaan gebruiksgemak en snelheid niet altijd hand-in-hand met het borgen van vertrouwelijkheid. Je wilt immers op een veilige én gemakkelijke manier gegevens uitwisselen.

Neem bijvoorbeeld het uitwisselen van gegevens via e-mail. Er staat nergens dat je berichten moet versleutelen. Toch is dit wel aan te raden.

  • Standaard e-mail is niet veilig genoeg.
  • Datalekken liggen op de loer.
  • Het kan wel veilig

Hoe moet het dan wel?

Drie (niet technische) basisregels om datalekken te voorkomen.

1

Creëer bewustwording

Helaas worden de meeste datalekken veroorzaakt door gebruiksfouten. Maak iedereen binnen de organisatie bewust van de grootste risico's.
2

Signaleer gevoelige inhoud

Maak inzichtelijk met welke gevoelige gegevens je te maken hebt en spreek af hoe hiermee moet worden omgegaan
3

Maak veiligheid toegankelijk

Gebruiksvriendelijke tools zorgen voor goede en snelle adoptie binnen je team.

Wil je alles weten over datalekken in Nederland? Klik hier

Datalekken - Facts and Figures
Wat is de jouw rol als advocaat?

Beveiligen, beveiligen, beveiligen maar hoe??

Als advocaat moet je er voor zorgen dat gegevens die je uit wisselt alleen toegankelijk zijn voor de betrokkenen. Om op een gebruiksvriendelijke manier veilig gegevens uit te wisselen via e-mail is het gebruik van middleware op dit moment een absolute must. Hier zijn verschillende goede oplossing voor.

Middleware oplossingen

Middleware zorgt ervoor dat toepassingen ontwikkeld kunnen worden voor verschillende platformen en dezelfde manier van gegevenstoegang kunnen gebruiken onafhankelijk van waar deze gegevens zich bevinden.

De middleware is een laag software en bevindt zich tussen de toepassingslaag en de communicatie- en besturingssoftware.

Middleware oplossingen

De bestaande infrastructuur bepaald welke oplossing het best passend is

Je bedrijf heeft een eigen netwerk

Wij hebben eigen servers

E-mail draait op één van de servers

Data op eigen servers zetten, we willen niet naar de Cloud

Veilig mailen met eigen servers

Je bedrijf werkt met Microsoft 365

We werken in de Cloud

We werken met Microsoft Teams

Wij slaan bestanden op in OneDrive of SharePoint

Whitepaper veilig mailen
Een paar technische tips

Naast goede middleware voor het verzenden van berichten zijn er ook nog een aantal standaard maatregelen:

  • Spamfilter
  • Smarthost voor blacklisting
  • Antivirus Software

Mail jij al veilig als advocaat?

Heb je het technisch allemaal op orde, denk dan nog even aan onderstaande.

Creer bewustzijn bij je collega’s.
Controleer links in berichten voor je er op klikt.
Open geen bijlages vanuit het bericht maar sla ze eerst op.
Draai je updates

Extra advies nodig

We staan je graag bij met raad en daad, neem gerust eens contact op om vrijblijvend van gedachten te wisselen over veilig mailen in de advocatuur.